El archivo documental de iPlanner y DMS, conectado con Google Drive
La integración de CSS con Google Drive permite almacenar y gestionar desde iPlanner y el DMS CSS las fotografías y los documentos asociados a la operativa diaria.
Los archivos se guardan en el Google Drive autorizado por el cliente, dentro de Mi unidad, y permanecen bajo el control de su empresa. De esta forma, las aplicaciones CSS incorporan una funcionalidad de archivo documental conectada con los procesos habituales de trabajo.
Archivo documental integrado en las aplicaciones CSS
La integración permite utilizar Google Drive como sistema de almacenamiento documental desde las aplicaciones CSS habilitadas.
Está disponible para:
- iPlanner, para gestionar los archivos y fotografías vinculados a su operativa.
- DMS CSS, para gestionar la documentación desde las funcionalidades habilitadas en el DMS.
Cada cliente podrá activar la integración de acuerdo con las condiciones del servicio y la configuración definida para su empresa.
¿Qué permite hacer la integración?
Desde iPlanner y el DMS CSS, los usuarios autorizados podrán:
- Crear en Mi unidad las carpetas necesarias para organizar el archivo documental.
- Consultar y listar los archivos vinculados mediante la integración.
- Subir fotografías y documentos.
- Descargar los archivos disponibles.
- Retirar fotografías o documentos enviándolos a la papelera de Google Drive.
Las aplicaciones CSS no vacían la papelera ni eliminan definitivamente los archivos. Su recuperación o eliminación definitiva deberá realizarse directamente desde Google Drive.
¿Cómo funciona?
1. Solicitud de activación
La integración con Google Drive es un servicio opcional. Para solicitar su activación, el cliente debe dirigirse a comercial@css.es. CSS tramitará la solicitud y habilitará la configuración necesaria para la empresa y las aplicaciones correspondientes.
2. Autorización de Google Drive
Una persona autorizada por el cliente deberá conectar la cuenta de Google que se utilizará para el archivo documental. La autorización se realiza mediante OAuth 2.0, el sistema de autorización de Google. CSS no solicita ni almacena la contraseña de la cuenta de Google.
3. Creación de la estructura documental
Una vez autorizada la conexión, la integración crea dentro de Mi unidad las carpetas necesarias para organizar los documentos y fotografías gestionados desde las aplicaciones CSS. La integración no utiliza unidades compartidas de Google Workspace.
4. Gestión desde iPlanner y el DMS
Los usuarios podrán subir, consultar, descargar o enviar a la papelera los archivos vinculados sin abandonar el proceso de trabajo correspondiente en iPlanner o el DMS CSS. Las operaciones disponibles dependerán de las funcionalidades habilitadas y de los permisos asignados a cada usuario dentro de las aplicaciones CSS.
Acceso limitado a los archivos necesarios
La integración utiliza el permiso limitado drive.file de Google Drive.
Este permiso permite a las aplicaciones CSS crear y gestionar los archivos utilizados mediante la integración, sin conceder acceso general a todos los contenidos almacenados en el Google Drive del cliente.
En el funcionamiento previsto por CSS, el acceso se limita a la estructura documental creada y gestionada por la integración dentro de Mi unidad. La autorización se utiliza exclusivamente para prestar las funcionalidades solicitadas desde iPlanner y el DMS CSS.
Los documentos permanecen bajo el control del cliente
Las fotografías y los documentos se almacenan en la cuenta de Google Drive autorizada por el cliente. CSS no conserva copias permanentes ni realiza copias de seguridad propias de los archivos almacenados en Google Drive.
El cliente mantiene el control sobre:
- La cuenta de Google conectada.
- Las personas con acceso a dicha cuenta.
- Los permisos aplicados a los archivos y carpetas.
- Las políticas de conservación y compartición.
- La recuperación o eliminación definitiva de los elementos enviados a la papelera.
- La administración y continuidad de su servicio de Google Drive.
Las operaciones realizadas directamente en Google Drive - como mover, renombrar, sustituir, compartir o eliminar archivos - pueden afectar a su disponibilidad o romper su vinculación con iPlanner o el DMS CSS.
Alcance del servicio
La integración proporciona una funcionalidad de archivo documental conectada con Google Drive. No constituye:
- Un sistema de sincronización completa con Google Drive.
- Un servicio de copia de seguridad prestado por CSS.
- Un sistema de recuperación ante la eliminación definitiva de archivos.
- Una herramienta de administración general del Google Drive del cliente.
Su funcionamiento depende de la disponibilidad de Google Drive, de la vigencia de la autorización concedida y de que la cuenta, sus permisos y la estructura documental sean administrados correctamente por el cliente.
Baja y desconexión
El cliente puede solicitar la baja del servicio mediante una comunicación dirigida a comercial@css.es.
Cuando se tramite la baja:
- CSS desactivará la integración.
- Se revocará la autorización OAuth concedida.
- Se eliminarán los tokens utilizados para mantener la conexión.
- iPlanner y el DMS CSS dejarán de realizar nuevas operaciones en Google Drive.
La desconexión no elimina los documentos almacenados previamente. Los archivos permanecerán en el Google Drive del cliente y podrán seguir gestionándose directamente desde dicho servicio.
Preguntas frecuentes
Información legal
Antes de activar el servicio, consulta la documentación aplicable:
- Política de privacidad de la integración con Google Drive
- Condiciones del servicio de integración con Google Drive
- Aviso legal de CSS
CSS – Connection Soft Service, S.L.
Google Drive es una marca de Google LLC. Esta integración utiliza los servicios y las API proporcionados por Google. Google no patrocina, certifica ni comercializa las aplicaciones CSS.
