El ecosistema tecnológico desarrollado por Connection Soft Service (CSS) se ha concebido para mejorar la operativa y resultados del taller ayudándole a automatizar tareas repetitivas y evitar errores a diario. iParts, el nuevo desarrollo de la compañía, ayuda a optimizar la gestión del recambio logrando ahorros de hasta el 70% en el tiempo empleado por el personal administrativo del taller. Y todo ello sin interferir en la forma de trabajar de su equipo e independientemente de la manera en la que se pide el recambio.

iParts, de CSS, actúa como una capa digital que automatiza la gestión del recambio y controla la recepción de la documentación aparejada al mismo: recibe los albaranes y facturas del distribuidor, valida la información y la conecta con el DMS, evitando la introducción manual de datos y facilitando la asociación automática del material correcto a cada Orden de Reparación. Y todo ello sin que el taller tenga que modificar sus hábitos de pedido, ya que puede seguir solicitando el recambio por teléfono, por WhatsApp o a través de la web de su distribuidor.

De este modo, es posible digitalizar una parte muy importante de la operativa diaria del taller sin que ello suponga un esfuerzo adicional para el equipo ni el uso de una nueva plataforma para efectuar los pedidos. Sin embargo, el cambio sí es perceptible en las tareas administrativas posteriores, que tradicionalmente obligaban a consultar documentos, comprobar referencias pedidas y entregadas  y volver a introducir en el sistema los datos de albaranes y facturas. ¿El resultado? El taller libera hasta el 70% del tiempo dedicado por su equipo a la gestión del recambio.

Del albarán a la OR

iParts convierte la documentación digital enviada por el distribuidor de recambios en información operativa dentro del sistema de gestión del taller. Las referencias, cantidades e importes son validados antes de incorporarse al DMS, reduciendo el riesgo de errores y mejorando la calidad de la información. De este modo el stock del taller, los costes y documentación aparejada a la compra se actualizan en cada recepción.

Además, cuando los documentos incluyen datos como el número o línea de pedido, Orden de Reparación o matrícula del vehículo, iParts facilita la asociación automática del recambio al trabajo correspondiente sin intervención adicional del personal del taller.

De este modo, el albarán del distribuidor llega directamente al DMS, sin papel y sin necesidad de reintroducir información; el personal de compras deja de copiar datos entre documentos, plataformas y sistemas dispersos, y el material recibido se vincula a la OR correcta facilitando a su vez las tareas de facturación y cumplimiento con las obligaciones fiscales.

Gracias a ello, iParts ofrece al taller una visión más precisa sobre el coste real y margen de cada reparación y mejora la trazabilidad de los materiales utilizados en cada vehículo. Asimismo, facilita el control del inventario del taller, la conciliación documental y el seguimiento económico de cada OR. Sin errores que menoscaben la rentabilidad del taller.

Digitalización sin fricciones para el equipo

Uno de los principales obstáculos para la implantación de nuevas herramientas tecnológicas en el taller radica en la necesidad de modificar procedimientos consolidados en los equipos. iParts supera esta barrera al no interferir en la relación cotidiana entre el taller y su distribuidor, sino que automatiza y agiliza el tratamiento de la información generada como consecuencia de su vínculo comercial, optimizando la comunicación entre ambas partes.

“Nuestro objetivo es que el taller pueda beneficiarse de la digitalización de sus procesos sin tener que cambiar la manera en la que pide el recambio. iParts trabaja de forma transparente en la recepción de la documentación, conecta la información con el DMS y elimina tareas repetitivas que no aportan valor al negocio”, explica Lorena López, directora de Operaciones de Connection Soft Service.

Gracias a la automatización que favorece iParts, el equipo puede dedicar menos tiempo a transcribir, verificar y archivar documentos, y concentrarse en tareas productivas, como el control de las reparaciones o la atención al cliente, que generan un impacto positivo en la actividad del taller.