La recepción del vehículo en el taller es un momento clave y una gran oportunidad para generar una buena impresión y confianza entre el taller y el cliente. Pero también es uno de los momentos más propensos para que se generen fricciones. Cuando el proceso se apoya en papel, llamadas o datos que después hay que transcribir, el taller pierde agilidad y el cliente percibe un servicio menos moderno de lo que espera. La información existe, pero no siempre nace conectada al sistema de gestión del taller, y eso genera incomodidades e incluso errores.

Además, y con la popularización de los servicios de recogida y entrega de vehículo y la disponibilidad de vehículos de sustitución, la fase de recepción ya no ocurre siempre en un mostrador fijo o en las propias instalaciones del taller. Esa realidad exige herramientas capaces de documentar la entrada del vehículo allí donde se produce y hacerlo de una forma profesional marcará la diferencia.

Documentar el estado del vehículo allí donde se produce la entrega

La recepción del automóvil es uno de los momentos clave en la relación entre el taller y el cliente, pero es un momento que concentra numerosos puntos de fricción. Si el proceso depende de un puesto fijo, la información solo puede registrarse allí, aunque la entrega del vehículo tenga lugar en una campa, en las instalaciones del cliente o mediante un servicio de recogida. En estos casos, fotografías, firmas y documentos pueden quedar fuera del flujo habitual y obligar después a transcribir, ordenar o vincular la información de forma manual, con el riesgo de pérdida o generación de errores.

Lo mismo sucede con la gestión del vehículo de sustitución o con documentos como presupuestos, autorizaciones y consentimientos de protección de datos. Aunque forman parte de una misma operación, no siempre quedan asociados desde el primer momento a la orden de reparación. El resultado es una operativa de recepción menos ágil, una experiencia poco digital para el cliente y una OR que puede llegar al taller con información incompleta.

iTaller, la solución de recepción móvil integrada con el DMS de Connection Soft Service (CSS), permite gestionar la cita previa y recepcionar el vehículo desde un smartphone o una tablet, tanto en el propio taller como en campas o servicios de recogida y entrega. La información se registra en el lugar y en el momento en que se produce la operación, sin depender de un puesto fijo ni tener que incorporarla posteriormente al sistema.

Desde un único flujo, el recepcionista puede documentar el estado del vehículo mediante fotografías, checklist, daños y observaciones; recoger en pantalla la firma de presupuestos, autorizaciones y documentos de protección de datos; y gestionar la entrega y devolución del vehículo de sustitución. Además, permite generar y enviar al cliente la documentación correspondiente para agilizar los trámites necesarios para comenzar la reparación. 

Toda la información queda vinculada desde el inicio a la orden de reparación correspondiente. De este modo, el jefe de taller dispone de una OR perfectamente documentada para planificar el trabajo, la gerencia del taller gana en trazabilidad sobre las recepciones y los servicios de movilidad aparejados a cada OR, y el cliente disfruta de una experiencia más ágil, clara y profesional. La reparación comienza así con toda la evidencia visual, documental y operativa necesaria, ya integrada en el DMS, y permite al asesor de servicio, al hacerse la inspección inicial junto al cliente, incrementar los servicios a realizar en el vehículo al favorecer una verdadera recepción activa del vehículo.

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Una recepción más ágil, mejor documentada y completamente conectada al DMS facilita el trabajo diario del taller y transmite confianza al cliente desde el primer contacto. Apuesta por una verdadera recepción activa del vehículo con iTaller, de CSS.

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