Es una escena que se repite rutinariamente en una empresa de reparación de automóviles. El taller pide un recambio, recibe la pieza, la utiliza en una reparación y, días o semanas después, recibe la factura de su proveedor. Sobre el papel, el proceso parece sencillo. Pero ¿coincide realmente lo que pedido con lo que recibido? ¿Se ha registrado correctamente el precio? ¿Está el recambio asociado a la orden de reparación correspondiente o nos hemos olvidado de hacerlo -y facturarlo al cliente-? ¿La factura refleja exactamente el material entregado?

Cuando un taller trabaja con varios proveedores y gestiona decenas o cientos de referencias, conciliar pedidos, albaranes y facturas puede convertirse en una tarea administrativa compleja, que consume mucho tiempo y, sobre todo, en una fuente de errores que terminan afectando a la rentabilidad del taller.

En CSS somos conscientes de ello y hemos desarrollado una solución para digitalizar este proceso repetitivo, controlar mejor las compras de recambios, reducir tareas administrativas y detectar diferencias y errores antes de que se conviertan en un coste para el taller.

Por qué es importante conciliar los documentos

La compra de un recambio genera distintos documentos a lo largo del proceso: el pedido realizado al proveedor, el albarán que acredita la entrega del material y la factura que finalmente deberá pagar el taller.

Los tres deberían coincidir. Sin embargo, la realidad del día a día, y los errores, pueden hacer que se produzcan diferencias que generan dificultades adicionales:

• Piezas solicitadas finalmente no entregadas.
• Cantidades recibidas que difieren de las pedidas.
• Cambios de referencias.
• Diferencias de precio.
• Descuentos no aplicados o aplicados de forma incorrecta.
• Devoluciones pendientes de abono.
• Recambios entregados para una reparación que no han quedado correctamente imputados.
• Facturas que agrupan distintos albaranes o entregas realizadas en fechas diferentes.

Por eso, la conciliación no consiste simplemente en comprobar que existe una factura, sino en verificar que todo lo facturado por el distribuidor de recambios se corresponde realmente con lo que el taller ha recibido y registrado.

Además de mejorar el control administrativo, esta comprobación tiene una incidencia directa sobre el margen de cada reparación.

El proceso tradicional: revisar documento a documento

En muchos talleres esta comprobación continúa realizándose de forma manual.

Cuando llega una factura, una persona del departamento de administración tiene que localizar los albaranes correspondientes, revisar las referencias, cantidades y precios y comprobar que todo coincide antes de contabilizar o autorizar el pago.

Si los documentos están en papel, llegan por diferentes vías o no existe una relación clara entre el pedido, el albarán, la reparación y la factura, la tarea se complica. Y por desgracia, los problemas se incrementan a medida que aumenta el volumen de compras.

Una pequeña diferencia en una referencia puede parecer poco relevante. Pero cuando el taller gestiona cientos o miles de líneas de recambios al mes, los errores, duplicidades o desviaciones de precio pueden representar un impacto económico considerable.

Además, a ello hay que añadir el tiempo que el personal dedica a localizar documentos, introducir datos y comprobar información que ya existe en otros sistemas. La digitalización de estos procesos genera beneficios tanto en el lado de la distribución de recambios como del de sus clientes: los talleres.

La alternativa: automatizar la conciliación

¿Cómo evitar todo este trabajo manual? La respuesta pasa por conseguir que la información que acompaña al recambio fluya de forma digital entre el distribuidor y el taller. Y eso es precisamente lo que hace iParts, la solución desarrollada por CSS para digitalizar y automatizar la gestión del recambio.

El taller no necesita cambiar su forma de trabajar con los proveedores. Puede seguir pidiendo las piezas por teléfono, WhatsApp o a través de sus plataformas habituales. iParts actúa después, recogiendo la información digital del proveedor, validándola e incorporándola al DMS del taller.

De esta forma, referencias, cantidades, precios y otros datos pueden trasladarse automáticamente al software de gestión de taller, reduciendo tareas administrativas y errores de introducción manual.

Del albarán a la Orden de Reparación

Además, iParts facilita que el recambio quede asociado a la reparación correspondiente. Esto evita uno de esos errores que pueden pasar inadvertidos pero afectan directamente a la rentabilidad: montar una pieza en un vehículo y olvidar después imputarla a la Orden de Reparación y facturarla al cliente.

Cuando posteriormente llega la factura del distribuidor, el taller dispone ya de la información de las entregas realizadas. Así puede comprobar de manera mucho más sencilla qué recibió, en qué cantidad, a qué precio y para qué reparación.

La conciliación deja entonces de depender de una revisión manual, albarán por albarán y factura por factura, y se centra fundamentalmente en identificar posibles discrepancias para que los errores no afecten a la cuenta de resultados del taller.

Menos administración y más control

La principal ventaja es sencilla: una misma información no tiene que introducirse y comprobarse varias veces durante el proceso, lo cual implica una clara ventaja en términos de ahorro de tiempo. El equipo de CSS estima de hecho que esta automatización puede ahorrar hasta un 70% del tiempo administrativo dedicado a la gestión del recambio.

Pero no se trata únicamente de ahorrar tiempo. Una mejor trazabilidad permite conocer con mayor precisión el coste de los recambios utilizados en cada reparación, controlar el stock y evitar piezas recibidas pero no facturadas, diferencias de precio o devoluciones pendientes de abono.

Por eso, digitalizar la conciliación de albaranes y facturas es también una forma invertir en la rentabilidad del taller.

Con iParts, desde CSS te ayudamos precisamente a eso: a automatizar las tareas repetitivas para que el equipo de tu taller dedique menos tiempo a buscar, introducir y comprobar datos y más a gestionar su negocio y atender a sus clientes.

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